Plan de comunicación interna

Un plan de comunicación interna nos ayudará a reforzar el sentimiento de marca, el equipo, la coherencia y definir bien nuestros valores, para que el mensaje al exterior funcione.

Aunque en el plan estratégico de comunicación definamos las líneas generales de la comunicación interna, un plan de comunicación interna estratégico y específico nos ayudará a definir con mucho más detalle la estrategia de comunicación interna.

Beneficios de gestionar la comunicación interna

Gestionar la comunicación interna dentro de tu entidad te ayudará a:

Definir e impulsar la cultura corporativa

Nos ayudará a identificar en equipo los valores, creencias y símbolos importantes que dan personalidad y diferenciación a la organización.

Sistematizar procesos

Este plan de comunicación ayudará en la documentación y sistematización de protocolos y procesos de los diferentes programas y acciones de la organización.

Esta sistematización de procesos ayudará también en los protocolos de bienvenida, incluyendo formatos atractivos y diferentes e incluyendo también el área de la comunicación.

Entendiendo la comunicación como un área transversal que todo el equipo debe conocer para que realmente funcione.

No se trata de un área de «los de comunicación», aunque estos profesionales lo lidere, sino que todo el equipo debe de estar implicado para que el proceso funcione.

Coherencia

Nos ayudará a que los objetivos estratégicos vayan alineados con la comunicación interna y todas las piezas encajen. Esto ayudará en la coherencia de la comunicación.

Sentimiento/orgullo de pertenencia:

Trabajar la comunicación interna ayudará a fomentar la participación de los y las profesionales de la organización. Esto influirá en el aumento del sentimiento y orgullo de pertenencia.

Si realizamos acciones de comunicación interna efectivas, implicando a todo el equipo, contando con su opinión y haciéndoles partícipes del proceso, se sentirán más implicados con el proyecto.

Una buena comunicación interna ayuda a que las personas que trabajan en una organización entiendan el propósito de la organización, sus valores y se identifiquen con esa misión.

Mejora del clima y la motivación

Todas estas acciones de comunicación interna repercutirán en un mejor clima.

Si las personas implicadas en una organización conocen bien lo que la organización está haciendo, se sienten parte del proyecto, hay transparencia, esto se traduce en motivación y compromiso.

Mejora de reputación imagen interna/externa

Para que la comunicación externa funcione, la comunicación interna debe funcionar. En este caso, una buena comunicación interna, un equipo motivado e implicado en el proyecto, repercutirá en una buena comunicación externa.

Por ejemplo, si las personas que atienden a la ciudadanía conocen bien los servicios y programas, se sienten valorados, su atención también mejorará.

Por tanto, además de mejorar la satisfacción de los empleados, también mejoraremos la satisfacción del clientes/ciudadanía. Y esto, sin duda, ayudará en una imagen positiva de la entidad.

Capacitación interna

Este plan incluye una capacitación interna, acciones orientadas a mejorar las competencias y habilidades comunicativas del equipo, desde diferentes perspectivas.

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Claves de un plan de comunicación interna

A la hora de definir el plan de comunicación interna tendremos que tener en cuenta diferentes claves imporntantes:

Horizontalidad

Debemos apostar por estructuras horizontales. Todos los miembros del equipo deben aportar, independiente de su cargo.

Para que este proceso sea enriquecedor se debe de contar con estrategias de participación y con equipos multidisciplinares.

Personas en el centro

Si no ponemos a las personas en el centro de la estrategia, no va a funcionar.

Debemos de entender que en el proceso de comunicación interna las personas serán la pieza clave, sin ellas, el plan no tiene sentido.

Valores

Será fundamental que todo el equipo tenga claro los valores de nuestra marca.

Y por supuesto, también el propósito, la misión y la visión de la organización.

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Estructura del plan de comunicación interna

El plan de comunicación interna es conveniente que tenga diferentes elementos:

Análisis de la organización

Tendremos que realizar un diagnóstico, analizar cuáles son los principales problemas a la hora de comunicar dentro de la propia organización.

En este diagnóstico, que conviene hacerlo en equipo, será interesante realizar un DAFO de la comunicación de nuestra marca, identificar valores, propuesta, misión…etc.

Objetivos

Determinaremos teniendo en cuenta nuestros retos a nivel interno, los objetivos específicos que queremos conseguir.

Ejemplo: mejorar la capacitación interna, gestión de crisis, identificación de embajadores de marca, objetivos de información, objetivos de sensibilización…

Mensajes

Un punto imprescindible será tener claro los mensajes que queremos transmitir. Y al hilo de esto, tendremos que definir nuestro tono y estilo de comunicación teniendo en cuenta nuestro público interno.

Definir qué mensajes vamos a transmitir, desde la transparencia será un punto fundamental.

Acciones

Una vez definidos retos, objetivos, mensajes, tonos y estilo, tendremos que definir las acciones de comunicación interna que vamos a poner en marcha.

Estas acciones estarán encaminadas a mejorar el clima y ambiente y a mantener informadas a las personas de nuestra organización. Y para ello, definiremos acciones muy concretas.

Ejemplo: definición de un plan formativo a nivel interno, organización de webinars internas dinamizadas por los propios profesionales, implementación de una red social corporativa, gestión de un plan de embajadores de marca, diseño de una comisión de comunicación y gestión de crisis…

Para la definición de acciones será muy importante también tener identificado el presupuesto con el que contamos, ya que determinará las acciones que podemos poner en marcha.

Y debemos contar con un calendario de acciones que será nuestra hoja de ruta.

Monitorización y evaluación

Por supuesto como en todo plan, tendremos que medir su eficacia, valorar los resultados obtenidos, comprobar la consecución de objetivos.

Para realizar la medición del plan será importante que identifiquemos unos indicadores o KPIs para cada acción. Estos nos ayudará a saber cómo lo estamos haciendo y si necesitamos hacer ajustes.

Es interesante que periódicamente se haga la revisión y evaluación para poder realizar dichos ajustes a tiempo.

Este plan de comunicación interna en una organización nos ayudará en la transparencia y además a mejorar la visión que tienen las personas empleadas de la misma. De esta forma, los y las profesionales de la organización sentirán orgullo de pertenencia.

Mi recomendación es apostar por un plan de comunicación interna, pero desde una perspectiva de trabajo colaborativo e innovación. Definir este plan con equipos multidisciplinares, desde el compromiso y la apertura al cambio.

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Nagore García

Apasionada de la comunicación digital, marketing y social media. Soy periodista, webmaster y desde el año 2002 trabajo en temas relacionados con la comunicación, con experiencia en estrategia, planificación y gestión de páginas web y redes sociales.

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soy Nagore García Sanz

Periodista, consultora y formadora de comunicación y estrategia digital. Llevo más de 18 años en el mundo de la comunicación estratégica ayudando a entidades a que su mensaje impacte.

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