Ventajas de la IA en la comunicación de las Administraciones Públicas

Implementar la Inteligencia artificial (IA) en la comunicación de las Administraciones Públicas es un gran reto, sin lugar a dudas. La IA nos trae numerosas ventajas y desafíos que tendremos que abordar para poder seguir siendo eficientes y a su vez, responsables.

En este post abordo las diferentes ventajas de utilizar la IA en la comunicación de Administraciones Públicas. En futuros artículos, trataré los retos inherentes a esta transformación, desde cuestiones éticas, hasta desafíos técnicos.


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La Inteligencia artificial en los servicios públicos ha revolucionado la forma en la que las Administraciones Públicas se relacionan con la ciudadanía. Ha permitido además, mejorar la eficiencia y la efectividad de los servicios, además de abrir nuevas oportunidades para una interacción más personalizada.

Es inevitable explorar las ventajas que ofrece la IA en la comunicación en Administraciones Públicas. A continuación, destaco ventajas clave de integrar la IA en la esfera de la comunicación pública, desde la optimización de procesos hasta la mejorar de la experiencia de las personas usuarias.

Eficiencia y automatización de procesos

Integrar herramientas de IA es una oportunidad para mejorar la eficiencia y automatizar tareas, liberando espacio y carga al personal público para centrarse en actividades más estratégicas.

Herramientas de IA nos ayudan en la creación y distribución de materiales de comunicación, elaboración de notas de prensa, boletines informativos, publicación en redes sociales.

Incluso la elaboración de informes mediante la generación automática de contenido basado en datos y análisis. Estas herramientas nos facilitan la generación de informes y comunicados de prensa de manera más rápida y efectiva.

Nos ayudan también en la redacción y almacenamiento de actas de reuniones y documentos oficiales, utilizando herramientas de transcripción de voz.

Estas herramientas son aliadas también en la elaboración de video tutoriales prácticos, para comunicación interna o externa. Recursos audiovisuales que podemos obtener de manera sencilla y práctica.

Nos ayuda en la automatización de tareas repetitivas y rutinarias (procesamiento de solicitudes, respuestas a consultas comunes, generación de informes…). A su vez, mejoramos en la gestión de recursos (anticipamos las necesidades, identificamos problemas, optimizamos fondos públicos, reduciendo costes asociados con una gestión eficiente de recursos).

La automatización de procesos y el aumento de la productividad, reduce tiempos, y por tanto, también costes.

Ejemplos de tareas en las que la IA nos puede ayudar:

  • Resumir documentos (incluso de otros idiomas) : Resúmenes de la extensión que solicitemos.
  • Clasificar información por niveles y categorías, incluso en formatos que necesitemos (tabla).
  • Preparar informes, índices, desarrollo.
  • Elaboración de presentaciones atractivas para reuniones o presentar proyectos.
  • Generar imágenes para contenidos en redes sociales, para portadas o como inspiración.
  • Obtener respuestas que hagamos del contenido un documento concreto ( Ejemplo: sobre un documento de una licitación, un excel o documentos públicos, podemos realizar preguntas concretas).
  • Presentar datos en gráficos ( Muy interesante para comunicar el impacto en datos de la organización)
  • Para buscar estudios o fuentes a la hora de desarrollar un proyecto.
  • Para poder realizar auditorías web o análisis de nuestros canales de comunicación
  • Para obtener resúmenes de páginas web, destacar ideas clave, obtener titulares.
  • Para obtener resúmenes de vídeos, añadir subtítulos a vídeos, edición de vídeos desde la transcripción del texto ( vídeos de eventos: transcripción del audio, redacción de noticias para la web a partir del textos transcrito).
  • Transcripción de reuniones y elaboración de actas automáticas.
  • Obtener clips de vídeos para poder utilizar en la comunicación
  • Crear vídeo-tutoriales basándose en la navegación web, añadiendo textos y secciones al vídeo ( Útil para preparar contenidos para explicar a la ciudadanía como realizar un trámite o a nivel interno para documentar procesos).
  • Comunicación interna: personalizar los procesos de incorporación de empleados y empleadas, automatizar su atención, agilizar tareas diarias como redacción de correos, clasificar contenidos internos.

Atención a la ciudadanía

La integración de la IA en la comunicación de servicios públicos ha transformado radicalmente la forma en la que las AAPP interactúan con la ciudadanía, brindando una atención más eficiente y personalizada.

Uno de los ejemplos más destacados, que aunque no es algo nuevo, cada vez nos ofrecen mejores resultados, son los chatbots impulsados por la IA, disponibles las 24 horas los 4 días de la semana, para poder preguntar, ofrecer asistencia simultánea a través de páginas web, aplicaciones móviles o redes sociales.

Estas herramientas de chatbots proporcionan información sobre trámites administrativos, servicios públicos, eventos, y además, pueden guiar a la persona usuaria a través de procesos complejos, como puede ser la solicitud de permisos, presentación de quejas… Mejorando y simplificando así el acceso.

Estos chatbots inteligentes y conversacionales mejoran significativamente la experiencia de la persona usuaria y reducen la carga de trabajo del personal de atención al cliente. Estas herramientas ayudan a mejorar la satisfacción de la ciudadanía, optimiza recursos y el tiempo del funcionariado y permiten a su vez, una prestación de servicios más ágil, accesible y centrada en las necesidades de la ciudadanía.

Personalización

Estas herramientas además, permiten la personalización de la atención a la ciudadanía, ya que analiza datos y patrones de comportamiento para anticipar necesidades y ofrecer recomendaciones relevantes específicas a cada persona usuaria.

La personalización es una poderosa ventaja en la integración de la IA en la comunicación de las Administraciones Públicas, permitiendo convertirse en una entidad «a la carta» que atiende las necesidades específicas de cada ciudadano/a.

El reto será pasar a convertirnos en una Administración que a partir de los datos de la ciudadanía pueda anticiparse a ofrecer los servicios que realmente les interese en función de sus necesidades. Adelantarnos a las necesidades de la ciudad gracias a predicciones basadas en el análisis de datos.

Gracias a este análisis de datos, ya no vale el «café para todos y todas», sino que la IA puede ofrecer experiencias a la personas usuarias altamente personalizadas, adaptadas a las necesidades y circunstancias de cada persona.

Por ejemplo, una persona recibe información que realmente le interesa y le importa (notificaciones, alertas personalizadas sobre eventos, plazos de trámites, agenda del municipio…).

Se trata de crear experiencias de usuario únicas adaptadas a cada persona. Si una persona está interesada en eventos culturales de la zona, gracias a la IA esta persona recibirá alteras de próximos eventos culturales que podría interesarle, notificaciones automáticas, con detalles sobre fechas, ubicaciones y cómo reservar las entradas. Incluso el sistema podría sugerirle visitas a las galerías locales o talleres de arte que podrían ser de su interés.

Además, la IA nos ayuda a diseñar políticas/programas más personalizados al conocer mejor las necesidades e intereses de la ciudadanía.

Análisis de datos y agilizar toma de decisiones

La IA en la comunicación de las Administraciones Públicas ofrece una valiosa herramienta de análisis de datos con una perspectiva comunicativa, permitiendo a entidades extraer información relevante para comunicar de manera efectiva el impacto de sus acciones, programas o eventos a la ciudadanía.

Por ejemplo, las Administraciones pueden analizar grandes conjuntos de datos para identificar tendencias, patrones y correlaciones en áreas como la educación, salud, transporte y medio ambiente.

Estos datos son clave para el desarrollo de programas y servicios públicos que repercutan en un impacto positivo en la calidad de vida de la ciudadanía.

Una vez obtenidos los datos, la IA puede ayudarnos a transformar los datos en narrativas comprensibles para la ciudadanía. Estas narrativas digitales pueden ser gráficos, infografías interactivos o recursos que comuniquen de una manera clara y persuasiva la información sobre el progreso y los logros dela entidad.

Transparencia

La IA ofrece una herramienta valiosa para mejorar la accesibilidad y comprensión de la información pública, promoviendo la transparencia y rendición de cuentas.

Por ejemplo, mediante algoritmos de la IA, las Administraciones pueden automatizar el procesamiento y publicación de datos públicos, como presupuestos, gastos públicos, contratos…

Esto garantiza que la información esté disponible de manera oportuna y accesible para la ciudadanía, sin barreras. La IA puede ayudar también a analizar grandes volúmenes de datos en busca de irregularidades.

Desde el punto de vista de la comunicación, mediante herramientas de análisis de datos y visualización, podemos presentar de manera clara y comprensible información relevante sobre políticas y acciones. Esto ayudará a comprender mejor el funcionamiento de la Administración.

Gestión efectiva de la información

La IA puede utilizarse para la organización y clasificación de grandes volúmenes de datos. Mediante algoritmos, podemos automatizar y extraer datos relevantes de documentos, informes y bases de datos, lo que facilita la búsqueda y recuperación de información para el personal público.

A través de herramientas de IA podemos obtener resúmenes de documentos, transcripciones automáticas , generación de descripciones de imágenes…

Nos facilita la gestión efectiva de la información y la elaboración de contenidos.

Agilizar y facilitar procesos de participación ciudadana

La implementación de la IA en los procesos de participación ciudadana puede agilizar y facilitar la colaboración entre la Administración Pública y la ciudadanía.

A través de la IA podemos desarrollar plataformas en línea interactivas y accesibles que permiten a la ciudadanía participar en debates, encuestas, consultas…

Se trata de integrar plataformas diseñadas para ser intuitivas y fáciles de usar, permitiendo que las personas expresen su opinión y contribuyan de manera rápida desde cualquier lugar y en cualquier momento.

También puede ser muy útil para la gestión de crisis, ya que nos ayuda a comprender el tono y la actitud de la ciudadanía hacia diferentes temas.

Mediante el análisis de datos y experiencia de las personas usuarias, las plataformas de participación ciudadana nos ofrecen experiencias personalizadas que resuenen con intereses y preocupaciones específicas .

Conclusiones

Como hemos analizado la IA en la comunicación de las Administraciones Públicas nos ofrece muchas ventajas y beneficios: automatización de procesos, personalización, mejora de la atención ciudadana…

Pero la inteligencia artificial todavía nos necesita.

Cuánto más conocimiento y experiencia tenga la persona que usa la IA, podrá sacar más partido a ella y mejores serán los resultados. Nuestra visión, experiencia y conocimientos, en este caso en el área de la comunicación, nos ayuda a poder aprovechar más las herramientas de IA.

Y cierro con una reflexión:

La IA nos acompaña como aliada, pero nunca podrá sustituir nuestra esencia. Nuestra experiencia, responsabilidad, ética y conocimientos nos ayuda a saber hacia dónde remar.
¿ Estás de acuerdo?, ¿ está tu entidad preparada para afrontar nuevos retos y explorar nuevos horizontes en el área de la comunicación gracias a la IA?

Antes este contexto, la Administración Pública se enfrenta ahora a desafíos y retos de la IA, tanto éticos como técnicos. Pero esta cuestión da para mucho, así que abordaré el tema concreto en otro post de este blog.
Si te interesa este tema, puedes suscribirte a mi newsletter Comunicambio en la que compartiré también el post sobre desafíos y retos de la IA, buenas prácticas, herramientas y mis reflexiones acerca de la implementación de la IA en la comunicación de las Administraciones Públicas.


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Nagore García

Consultora y formadora especializada en COMUNICACIÓN social. Mi objetivo es transformar la comunicación de las marcas, para aumentar su visibilidad y autoridad desde el empoderamiento y lograr un cambio social.

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Foto Nagore Sainz

Periodista, consultora y formadora de comunicación y estrategia digital. Llevo más de 18 años en el mundo de la comunicación estratégica ayudando a entidades a que su mensaje impacte.

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