La comunicación interna en las Administraciones Públicas

Quiero compartir contigo claves para una buena gestión de la comunicación interna en las Administraciones Públicas.

Lo he comentado en numerosas ocasiones, sin una buena comunicación interna, la externa no va a funcionar.

Muchas veces dedicamos esfuerzo, presupuesto y recursos en una buena comunicación externa y dejamos de lado a la gran olvidada: «la comunicación interna».

En la mayoría de las Administraciones Públicas que estoy asesorando nos encontramos con esta realidad. Redes sociales, página web, campañas muy potentes, carteles, newsletter… Canales de comunicación externa no faltan.

Pero cuando realizamos el briefing para conocer la situación de la comunicación de la entidad y ahondamos en el tema de la comunicación interna, las carencias son evidentes.

¿Cómo vamos a comunicar los valores de la organización si ni tan siquiera se conocen dentro de la propia organización?

No estamos aprovechando los recursos de la organización y muchas veces duplicamos en unos departamentos y otros las mismas tareas.

En otras ocasiones, un departamento no conoce lo que otro está realizando. ¿ Cómo vamos a comunicar al exterior si ni tan siquiera en la propia organización se conoce?

Por esta razón, en este post quiero compartir contigo claves para una buena comunicación interna en Administraciones Públicas.

1-Diseñar un plan

La primera clave será el diseño de un plan de comunicación interna que nos ayude a identificar objetivos, estrategias y acciones a poner en marcha.

Este plan será nuestra hoja de ruta o herramienta que ayudará a facilitar la comunicación entre los y las profesionales que forman parte de la organización.

Todos los miembros de la entidad conoceremos qué objetivos nos marcamos a nivel interno y a través de qué acciones se van a conseguir.

Realizaremos una auditoría para conocer el punto de partida. Este diagnóstico nos ayudará en la elaboración del futuro plan.

Tenemos que conocer cuáles son los objetivos y valores de la entidad. Para poder diseñar la estrategia de comunicación externa, tenemos que conocer cuáles son los objetivos generales de la Administración Pública para la que trabajamos.

Partiendo de esos objetivos que nos marquemos, diseñaremos las acciones y las formas de poner en marcha dichas acciones. Esta fase de implementación será fundamental, si no queremos que nuestro plan se quede en un cajón.

Y por supuesto, como todo plan, también debemos de definir una fase de evaluación para saber si realmente estamos consiguiendo los objetivos marcados o debemos realizar ajuste en la estrategia.

2-Crear espacios

Debemos de crear espacios para garantizar una buena comunicación interna.

Estos espacios pueden ser digitales, pero también debemos pensar en espacios offline.

2.1. Redes sociales corporativas

Las Redes Sociales corporativas son herramientas de colaboración en el ámbito profesional que permiten compartir conocimiento en tiempo real entre diferentes agentes que forman parte de una organización .

Las redes sociales corporativas son una evolución de las obsoletas Intranets, en las que la interacción era prácticamente nula.

Se trata de incorporar todas las ventajas de las redes sociales al ámbito profesional.

De esta forma, la idea es aumentar la capacidad de interacción en las personas que forman parte de una organización, creando comunidades de aprendizaje, colaboración y superando barreras temporales y físicas.
Algo muy útil especialmente para organizaciones descentralizadas y dispersas.

Red social corporativa

2.2. Otras herramientas digitales

Las redes sociales corporativas que te hablaba en el anterior punto son una opción muy interesante. Podemos disponer de soluciones a medida, que si contamos con presupuesto pueden ser opciones a tener en cuenta.

Pero también disponemos de otras opciones en el mercado que nos pueden ayudar a gestionar equipos y mejorar la comunicación interna sin necesidad de una inversión.

Me refiero a herramientas digitales como SLACK, TRELLO, ASANA… Muy utilizadas en el mundo empresarial, que perfectamente pueden ser una solución para pequeñas organizaciones que necesitan una buena comunicación interna y carecen de herramientas propias como una intranet u otras soluciones como las redes sociales corporativas internas a medida.

2.3. Eventos

Además de los canales digitales, contar con eventos que ayuden en la comunicación interna es fundamental.

Acciones que ayuden a mejorar el clima de los y las profesionales, ayudan a salir del espacio de trabajo y fomentan la interacción distendida.

Dependiendo del tamaño de la organización se podrán diseñar diferentes acciones offline que ayuden a la cooperación y relación de equipos.

Existen diferentes tipos de acciones que pueden ayudar a mejor la estrategia de comunicación interna:

  • Congreso, feria
  • Actividades de «teambuilding» (cooperación para resolver retos en equipo)
  • Cenas, celebraciones, fiestas.
  • Jornadas de puertas abiertas
  • Eventos formativos fuera de la organización (charlas, reuniones)

3-Cambio cultural

Tenemos que tener claro que en el proceso de implantar una estrategia de comunicación interna nos vamos a encontrar con dificultades.
Resistencias al cambio, barreras para romper los procedimientos de trabajo ya asentados y será necesario instaurar cambios culturales.

Será necesario confiar en las personas, no controlar e intentar no limitar la creatividad.

Tendremos que probar, equivocarnos, y aprender de errores. Interiorizar que no se trata de una moda tecnológica, una herramienta únicamente, sino una nueva forma de trabajar y relacionarse en la propia organización.

4-Inteligencia múltiple

Tenemos que entender que es necesario implicar a todos los agentes que forman parte de la organización.

El primer error, en mi opinión, es entender que la comunicación interna es algo de «los de comunicación».

Todos los miembros de la organización (desde dirección) deben implicarse en este proceso.

Para que todos conozcamos los valores, los mensajes a transmitir y lo que en cada departamento se está realizando, todos debemos aportar en equipo.

Si no es así, será complicado llegar a la ciudadanía.

Tenemos que poner en valor las «inteligencias múltiples». Entender el trabajo en equipo y colaborativo y que todos los miembros de la organización puedan aportar sus conocimientos, experiencia o aptitud.

Olvidar el modelo jerárquico y entender las tecnologías sociales como herramientas útiles para la escucha activa y empatía.

Hasta que los miembros de la organización no se implique en la comunicación interna y descubran todo el valor que les puede aportar será complicada una buena estrategia de comunicación interna.

5- Estrategias de dinamización

Otro punto importante para que la comunicación interna de la Administración Pública funcione será contar con estrategias de dinamización.

No se trata únicamente de contar con una plan o tener una red social corporativa.

Si luego no se acompaña con una estrategia para que los y las profesionales participen en el proceso, no servirá de nada.

Podemos tener el mejor plan o la mejor plataforma digital de comunicación interna, que sin un acompañamiento, seguimiento y dinamización nada ocurrirá.

Es necesario involucrar a las diferentes personas que forman parte de la organización, pero muchas veces este tipo de prácticas y estrategias son más complicadas de lo que puede parecer.

Nos encontraremos en el camino con diferentes dificultades.

La brecha digital de uso profesional de las tecnologías sociales existe: gente que fuera de su entorno laboral las usa, pero dentro o no le dejan, o no las usa porque entre sus funciones y tareas no se encuentra utilizarlas para encontrar información/personas que les ayuden a hacer mejor su trabajo.

6- Organizaciones horizontales

También es importante olvidar el modelo jerárquico e ir hacia un modelo de organización horizontal. Algo realmente complicado en determinados entornos.

Crear comunidades de profesionales que contribuyan a mejorar el flujo de la información y generación de conocimiento. En definitiva, que entre todos y todas podamos resolver problemas complejos, crear sinergias y compartir conocimiento y tiempo.

Apostar por el trabajo colaborativo y la innovación. Poco a poco entender una nueva forma de trabajar.

Y para lograrlo será necesario compromiso, metodología y apertura al cambio.

¿Qué te parece las claves de comunicación interna que he compartido?

¿ Añadirías alguna más? Comenta tu opinión, estaré encantada de conocer tu visión. Gracias.

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Nagore García

Apasionada de la comunicación digital, marketing y social media. Soy periodista, webmaster y desde el año 2002 trabajo en temas relacionados con la comunicación, con experiencia en estrategia, planificación y gestión de páginas web y redes sociales.
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  1. Andrea Antelo Magán

    Cuanto valor en un mismo artículo.
    Gracias por toda esta información .

    P.D. Maravillosa la infografía, la compartiré en mis redes 🙂

    Un saludo.

    1. Nagore García

      Me alegra que te haya gustado Andrea. Un saludo,
      Nagore

  2. Jonathan Vélez

    Muy interesante el artículo, de un tema que la verdad se me escapa totalmente, Muchas gracias, un saludo

    1. Nagore García

      Gracias Jonathan, qué bien que te haya resultado interesante.
      Un abrazo,
      Nagore

  3. Daniel Cabrera

    Hola Nagore !! muchas gracias por compartir esta información, es un trabajo sumamente cuidado y completo. Estoy trabajando en la confección de un plan estratégico de comunicacion para un organismo, me gustaría contactarte, a donde puedo escribirte?.Muchas gracias.

    1. Nagore García

      Me alegro Daniel que te haya gustado el artículo y la información aportada.
      Para ponerte en contacto puedes hacerle por correo electrónico info@nagoregarciasanz.com o a través del contacto de este misma página web.
      Un saludo,
      Nagore García Sanz

  4. Toñi Rodriguez Navas

    Lo que explicas, sobre la comunicación interna en las administraciones publicas, herramientas y demás. Me parece que las administraciones publicas se saltan este tipo de procedimientos, a la torera. Mejor dicho, no me parece, doy fe.
    Un saludo
    Toñi

    1. Nagore García

      Gracias Toñi por tu comentario. Pues esperemos que con lo que comparto tomen buena nota y empiecen aplicarlo. Y si necesitan ayuda para poder ir implementando mejoras, ya saben dónde encontrarme 😉
      Un abrazo,
      Nagore García Sanz

  5. Alex Castro

    Me viene como anillo al dedo de cara al futuro, ya que voy a querer colaborar para administraciones públicas y estas pautas me van a venir genial

    1. Nagore García

      Muchas gracias Alex, qué bien que puedas aprovechar las pautas que comparto para tu trabajo con las Administraciones Públicas.
      Si necesitas ayuda o ampliar información, ya sabes dónde encontrarme.
      Un saludo,
      Nagore García Sanz

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Foto Nagore Sainz
soy Nagore García Sanz

Periodista, consultora y formadora de comunicación y estrategia digital. Llevo más de 18 años en el mundo de la comunicación estratégica ayudando a entidades a que su mensaje impacte.

Después de una larga trayectoria trabajando para Administraciones Públicas, ha llegado el momento de poder ayudar a negocios y marcas como tú, que están deseando comunicar todo su valor al mundo.

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