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Cómo hacer un Plan de Comunicación

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Cada vez escuchamos más en diferentes entornos acerca de la importancia de la comunicación en las marcas.

Sin embargo, muchas organizaciones  todavía no disponen de un plan de comunicación en la empresa.

Si queremos llegar a nuestro público objetivo y destacar frente a nuestra competencia, debemos diseñar una hoja de ruta, acorde a los valores, objetivos y tono de la empresa, que abarque el contexto interno y externo.

Para que todo funcione es necesario contar con un buen plan de comunicación antes de lanzarse a comunicar los valores o las ventajas de una empresa.


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¿Qué es un plan de comunicación en la empresa?

El plan de comunicación de una empresa es el documento o la hoja de ruta  que nos servirá para planificar todas las acciones comunicativas de una empresa y reforzará  al plan de social media marketing.

El documento ofrece cuándo y cómo se van a poner en marcha estas acciones con el fin de alcanzar los objetivos fijados.

Ya seas una pyme o una gran empresa este plan será la herramienta que ayudará a no desviarnos del camino, alcanzar los objetivos y a que el viaje sea más satisfactorio, de lo contrario estamos a la deriva, sin objetivos y sin una ruta clara.

Tener un buen plan de comunicación ayudará a la empresa acercarse a sus potenciales clientes y a posicionarse de una manera positiva.


Objetivos de un plan de comunicación en la empresa

 

¿Para qué le sirve a mi empresa o entidad tener un plan de comunicación?

 

A continuación te detallo todos los beneficios que puede aportar a tu negocio :

Imagen de marca

El plan de comunicación en la empresa ayudará a fortalecer la imagen de marca.

Se trabajará internamente como externamente.

La identidad corporativa de la empresa quedará reforzada gracias a un plan de comunicación, mediante el cual el público al que nos dirigimos nos identificará.

Ayudará a definir nuestro propio estilo y tono para hacernos diferentes e identificables frente a nuestra competencia.

Segmentación del público

Esta hoja de ruta nos ayudará a identificar nuestro público y dirigir nuestras acciones aquellas personas que realmente nos interesa.

De esta forma, podremos trabajar la fidelización con nuestros potenciales clientes.

Estrategia empresarial

El plan de comunicación debe ir alineado con la estrategia empresarial.

Saber hacia dónde dirigimos nuestro negocio o entidad y tenerlo en cuenta en el proceso comunicativo, ayudará a remar en la misma dirección.

Una buena comunicación interna y que las personas que trabajan en la entidad conozcan los retos y objetivos de la empresa ayudará a que todo el proceso comunicativo funcione.

Para conseguir esto, el plan de comunicación será la herramienta imprescindible.

Visibilidad

El plan de comunicación externa nos ayudará a conseguir una mayor visibilidad, notoriedad e impacto.

Tener en cuenta por ejemplo a los medios de comunicación en nuestra agenda, nos permitirá anticiparnos y a elaborar nuestro mensaje  para conseguir apariciones en medios de comunicación.

La clave será buscar el momento, lugar y mensaje adecuado que permita esta visibilidad.

Para este objetivo el plan de comunicación también será necesario.

Vídeo: Cómo elaborar un plan de comunicación paso a paso.
(Extracto de la entrevista realizada por Gobierno Transparente a Nagore García Sanz, especialista en comunicación.) 
Edición: Belén de la Cruz  Especialista en VídeoMarketing

¿Cómo elaborar un plan de comunicación en la empresa? 10 pasos

Cuando hablamos de elaborar un plan de comunicación para la empresa  no se trata de redactar un documento cerrado,  sino que debemos entenderlo como una herramienta en continúa revisión, flexible, que tendremos que poner en práctica.

Se trata de reflexionar bien dónde estamos, qué queremos conseguir y mediante qué acciones vamos hacerlo.

¿Quieres saber cómo hacer un plan de comunicación paso a paso?

Si crees plenamente en todos los beneficios que te puede aportar esta herramienta no te pierdas estos 10 pasos con los que conseguirás tu plan de comunicación de éxito:

1-Análisis inicial: DAFO

análisis DAFO para el plan de comunicación

Es fundamental realizar un análisis interno y externo de nuestra situación.

Para realizar este diagnóstico será de gran ayuda elaborar un DAFO, mediante el cual analizaremos nuestras debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades.

DAFO para el plan de comunicación

Análisis interno

 

Debilidades

¿qué limitaciones /qué carencias/ qué aspecto negativos tenemos?

Por ejemplo,
¿tenemos un equipo competente?
¿estamos gestionando bien los recursos?
¿qué hacemos peor que nuestra competencia?

Identificarlos nos ayudará a establecer estrategias para poder mejorar.

Fortalezas

¿en qué factores destacamos frente a nuestra competencia?

Si nuestra empresa por ejemplo, dispone de un servicio de atención al cliente de  24 horas y nuestra competencia no, tendremos una fortaleza que será necesario recoger en este plan.

Este análisis del entorno nos ayuda a diagnosticar en qué momento está nuestra empresa, nuestra competencia y qué aspectos pueden estar afectando a nuestra estrategia empresarial.

Cuanto mejor identificamos estos factores, nuestro análisis será más exhaustivo y podremos elaborar una comunicación estratégica más acertada.

 

Análisis externo

Amenazas

Son aquellos aspectos que no dependen de nosotros o de nuestra empresa (mercado, bolsa, política, etc.), pero sin embargo, están afectando negativamente.

Por ejemplo,
¿qué hace la competencia que nosotros no realizamos?
¿se ha producido un cambio político que ha afectado de manera directa a nuestra empresa?
¿hay un cambio en la legislación y esto nos va afectar?

Oportunidades

Son aquellos aspectos externos (mercado, bolsa, política, etc.). que afectan de manera positiva a nuestra empresa.

Por ejemplo,
¿la irrupción de una tecnología ha sido un factor que podemos aprovechar en nuestra empresa?
¿hay posibilidad de crecer debido a un nuevo canal?
¿las tendencias de consumo repercute directamente en un incremento de nuestras ventas?


Os dejo este breve vídeo en el que explican el concepto DAFO con un ejemplo muy gráfico, un análisis personal:

El DAFO será la herramienta que nos sirve para corregir debilidades, afrontar amenazas, mantener fortalezas y explotar las oportunidades.

Esta herramienta será aplicable en nuestro Plan de social media marketing , pero también será válida para aplicarla en nuestro plan de comunicación.

Sin  este análisis, va a ser complicado definir nuestra estrategia comunicativa.

 

objetivos SMART2-Definición de objetivos (SMART)

Definir lo que queremos conseguir será fundamental en nuestro plan de comunicación.

Por tanto, debemos de prestar especial atención a la hora de definirlos.

Si identificamos objetivos nada realistas nuestro plan no servirá de nada. Tener claro los objetivos será el primer paso para el éxito.

Los objetivos de nuestro plan deberán de ser SMART (acrónimo de 5 palabras)

Specific (Específico)

Measurable (Medible)

Achievable (Alcanzable)

Relevant (Relevante)

Time-bound (Limitado en el tiempo)

Plan de comunicación objetivos SMART

A su vez, existen 2 tipos de objetivos:

-Objetivos cuantitativos: Son objetivos medibles y se expresar en cifras.

Ejemplo,
conseguir 3 apariciones en medios de comunicación locales en el plazo de 3 meses.

-Objetivos cualitativos: Son objetivos relacionados con metas generales e intanginbles.

Son objetivos fijados por la empresa para un mejor posicionamiento e imagen de marca.

Ejemplo,
cambiar el logotipo de la empresa y reforzarlo.

 

3-Análisis de tu público

Debemos definir claramente a quién nos vamos a dirigir.

Cuanto mejor conozcamos a nuestro público más efectiva será la estrategia que pongamos en marcha en nuestro plan de comunicación.

Este conjunto de personas con características comunes serán a las que vamos a dirigir nuestras acciones de comunicación.

A la hora de identificar a nuestro público debemos tener en cuenta una serie de criterios: sociodemográficos (sexo, edad, nivel de estudios), socioeconómicos, etc.

Esta segmentación nos ayudará a definir a nuestro buyer persona, o cliente ideal.

Tendremos que analizar las aficiones, conductas, responsabilidades, motivaciones de esta persona ideal y la relación con nuestra marca.

¿Cómo nos ha encontrado?

¿qué es lo que le gusta de nuestra marca?

¿nos recomienda?

Todos estos datos de nuestro buyer persona nos ayudará a realizar la estrategia de comunicación atendiendo a unas necesidades concretas.

 

4-Mensaje

Una vez identificado a nuestro público objetivo tenemos que tener claro cuál va a ser el mensaje que queremos hacer llegar a este público.

El mensaje debe de ser claro y conciso.

Si no somos capaces de explicar brevemente a nuestro público objetivo cuál es nuestro mensaje, nuestra estrategia no tendrá sentido.

Cuánto más sencillo sea lo que queremos comunicar, más efectivo será nuestro mensaje.

No podemos transmitir mensajes complicados, difíciles de entender.

El lenguaje deberá de estar adaptado a nuestro público objetivo.

Por ejemplo,
si nuestro público son adolescentes de 16 a 18 años el tipo de mensaje no podrá ser el mismo que el que enviamos a profesionales del ámbito industrial.

El tono y lenguaje estará adaptado a nuestro público objetivo.

Y el mensaje deberá de ser sencillo, breve y directo.

En un minuto debemos de ser capaces de explicar a adolescentes cuál es nuestro programa, proyecto o propuesta de valor. Si no lo hacemos así, las posibilidades de éxito van a ser nulas.

5- Plan de comunicación interna

Nuestro plan de comunicación ideal deberá tener también un plan de comunicación interna.

Se trata de la herramienta que favorece el traspaso de conocimiento e información entre todas las personas que trabajan en una misma empresa.

Aunque en las empresas o entidades en numerosas ocasiones a la comunicación interna no se le otorga la importancia que merece, será fundamental para una estrategia comunicativa adecuada.

Para comunicar correctamente al exterior, antes debemos de comunicar bien internamente.

Muchas empresas no comunican correctamente a sus equipos cuáles son las prioridades estratégicas a medio y largo plazo.

Si no comunicamos internamente, la comunicación externa no va a funcionar, lo que se traduce en pérdida de tiempo y dinero.

La gran olvidada, la comunicación interna, hoy en día, está resurgiendo mediante el fenómeno de los embajadores de marca.

Se trata de fomentar estrategias entre personas que trabajan en la entidad o empresas encaminadas a fomentar el orgullo de pertenencia y fidelización.
Si te sientes parte importante de una empresa o proyecto lo vas a comunicar en el exterior.
Pero para poder llegar a tener embajadores de marca, trabajar estas estrategias internamente será fundamental.

Para comunicarnos internamente disponemos de multitud de herramientas y canales.

Otra fórmula con la que está resurgiendo la importancia de la comunicación interna son las redes sociales corporativas.

Os dejo este post que escribí para Marketeros de Hoy, por si os apetece profundizar en ¿qué es una red social corporativa y por qué son importantes las redes sociales corporativas?

Plan de comunicación estrategia

6- Plan de comunicación externa

El plan de comunicación externa en el empresa  será la herramienta que nos ayude a llegar a nuestro público objetivo.

En este plan definimos el conjunto de acciones comunicativas dirigidas a nuestra audiencia.

Se trata de la comunicación corporativa y  digital de la organización.

Además  se define las relaciones con agentes externos (proveedores, inversores o cualquier tipo de acción relacionada con las Relaciones Públicas).

En el plan de comunicación externa recogeremos también de la todas aquellas acciones relacionados con los medios de comunicación (notas de prensa, desayunos con periodistas, ruedas de prensa, entrevistas, publicidad en medios de comunicación, etc. )

CANALES

Dentro de la comunicación externa diferenciaremos a su vez la comunicación digital o comunicación online y la comunicación offline.

Plan de comunicación digital

Son todas las acciones que vamos a poner en marcha en los medios digitales:

Puedes consultar este post en el que te explico “Cómo hacer un plan social media marketing”.

Plan de comunicación  offline

Son todas las acciones que vamos a poner en marcha a través de medios tradicionales:

  • Plan de comunicación de medios: entrevistas, notas de prensa, ruedas de prensa, etc.
  • Publicidad en medios tradicionales (prensa, radio, televisión, revistas especializadas)
  • Comunicación corporativa: tarjetas de visita, cartelería, folletos informativos, etc.
  • Comunicación telefónica
  • Eventos: Congresos, jornadas, comidas, contratación de influencers…
  • Buzoneo

A la hora de elegir el CANAL más adecuado, además de los objetivos fijados, será fundamental tener en cuenta a nuestro público objetivo.

Por ejemplo,
además de adaptar nuestro lenguaje y tono, si nuestro objetivo es llegar a personas jóvenes, tendremos que utilizar la comunicación digital, más concretamente, Instagram o Snapchat.

 

Plan de comunicación de crisis7-Plan de comunicación de crisis

La prevención en caso de situaciones de crisis será un factor clave para poder hacer frente y minimizar sus efectos.

Para elaborar este plan de comunicación de crisis:

Primero identificaremos posibles alertas que puedan surgir.

Después elaboraremos el protocolo de actuación para cada una de las alertas.

¿Cómo vamos a solucionar cada problema?

¿Quién será el responsable o responsables de cada acción?

El protocolo estará identificado según la tipología del problema: crisis con clientes, crisis de calidad del producto, crisis operacional…

Y para cada uno de los tipos de problema, tendremos identificados el grupo responsable que formará parte del gabinete de crisis.

Estableceremos el tiempo de gestión de respuesta, indicando el grado de satisfacción, según el tiempo de respuesta (por ejemplo, para un problema en concreto respuesta de 48 horas rojo, 24 horas ámbar, 12 horas verde).

Tendremos preparada la lista de canales mediante los cuales responderemos a la emergencia, dependiendo de su tipología: comunicados a medios de comunicación, redes sociales, teléfono,etc.

Y además de canales podemos tener preparadas plantillas de textos (que luego adaptaremos) con los datos principales de la empresa.

Presupuesto para la gestión de crisis.
Es conveniente disponer de un fondo económico que nos ayudará a poder utilizar ese capital en caso de que fuera necesario, con la finalidad de minimizar riesgos mayores ante una emergencia.

Tendremos que tener preparado un listado de agentes externos que nos pueden ayudar en caso de alertas.
Por ejemplo: empresa de audiovisuales para preparar un vídeo express con el fin de dar una explicación en redes sociales, o preparar una rueda de prensa de última hora…

Seguimiento de acciones del plan de crisis.
Es recomendable tener una plantilla o documento preparado para ir realizando un control de todas aquellas acciones y tiempos que estamos utilizando para hacer frente a una situación de crisis.

Después de que el momento de emergencia haya pasado, tendremos que evaluar el plan de comunicación de crisis.

¿Cómo hemos reaccionado?

Debemos analizar si las decisiones tomadas han sido las correctas, si los tiempos de reacción y gestión de la crisis han sido adecuadas.

Con el objetivo de adaptar el plan de comunicación de crisis si fuera necesario.

 

Plan de comunicación acciones

8-Plan de acción

El plan de acción es la programación de todas las acciones de comunicación y marketing necesarias de nuestra empresa o modelo de negocio.

Se trata de  la parte táctica del plan de comunicación, en la que fijamos acciones para conseguir los objetivos fijados y establecer el calendario.

En este plan de acción tendremos que tener en cuenta:

Responsable de cada acción

Fechas de ejecución

Recursos: personales, económicos, materiales.

Antes de realizar el cronograma o calendario de comunicación, debemos identificar qué tipo de acciones comunicativas vamos a poner en marcha y cuáles vamos a fortalecer o priorizar.

  1. Acciones con medios de comunicación.
  2. Acciones de marketing y publicidad.
  3. Acciones de relaciones públicas
  4. Acciones de comunicación online


CALENDARIO

En este timing o cronograma  vamos a definir el momento de inicio y finalización de cada acción.

Este calendario de acciones de comunicación será nuestra hoja de ruta, donde recogemos todos los detalles del plan.

 

Prespuesto del plan de comunicación

9-Presupuesto


Se trata de la cantidad económica que vas a destinar a las acciones del plan de Comunicación.

En el  plan de comunicación en la empresa será necesario conocer con exactitud los recursos con los que contamos y cuánto vamos a invertir en cada acción:

Inversión para eventos

Inversión para publicidad y marketing digital (publicidad en prensa, publicidad ads, diseño)

Inversión herramientas de marketing digital (programación, banco de imágenes…)

Inversión en recursos humanos (personal cualificado: profesionales de la comunicación, marketing digital, copy, etc.)

 

10-Evaluación

Es el momento de realizar el análisis de los resultados de nuestro plan de comunicación.

Evaluación del plan de comunicación

Si no queremos perder tiempo ni dinero debemos dedicar esfuerzo a una buena medición y analítica.

Este proceso será decisivo en nuestro plan de comunicación.

Estas métricas deben de ir alineadas con los objetivos fijados.

Debemos establecer la periodicidad de medición de nuestras acciones: semanales, mensuales, trimestrales, al finalizar la acción…

Y lo más importante, después de realizar la medición y posterior análisis, debemos implementar cambios, en caso de que sea necesario: corregir desviaciones y reformular estrategias para cumplir objetivos.

El reto está en establecer métricas y analíticas adecuadas para valorar el éxito de las acciones puestas en marcha.

Esta medición deberá ser exhaustiva, eficaz y útil para el cliente.

Debemos intentar simplificar y facilitar la interpretación de datos (por ejemplo con elementos visuales: gráficas).

Estoy convencida que para poder avanzar en el posicionamiento estratégico de la comunicación en las empresas es indispensable medir e interpretar los datos.

Pero si luego no somos capaces de hacer entendibles estos datos no servirá de mucho.

Para poder avanzar, mejorar y poner en marcha cambios necesarios, será importante que todos entendamos las métricas que estamos manejando.


Plantilla para elaborar un plan de comunicación

 

Plan de comunicación plantillaDespués de leer el post y seguir los pasos que te propongo  ¿te animas a diseñar tu propio plan de comunicación?

Te quiero ayudar a crear tu hoja de ruta y para ello, te ofrezco esta

PLANTILLA para hacer un plan de comunicación

* En este excel, he preparado varias pestañas con todos los apartados de tu plan de comunicación para ayudarte en la elaboración de tu hoja de ruta.


Infografia del Plan de comunicación



Conclusión

Ya seas una gran empresa, una pyme o una entidad, diseñar tu propia estrategia comunicativa, te ayudará a potenciar los valores de tu marca.

Conseguirás  conectar con clientes, aumentar tu visibilidad y reputación digital, lo que se traduce en una mayor conversión.

Gran parte del éxito general de una compañía es la comunicación empresarial.

Por tanto, debemos de dar a la comunicación la importancia que merece.

Por supuesto que apostar por un plan de comunicación supone una inversión (económica, de tiempo y esfuerzo), pero los beneficios que puede aportar a tu negocio son muchos.

La clave será realizar un documento concreto y realista, que ayude alcanzar los objetivos marcados.

¿Por qué esperar a comunicar todo lo que tu marca puede aportar?

Toma las riendas de tu negocio y comunica a tu público tu mensaje, mediante un plan de comunicación que te ayude a conseguir todos tus objetivos.

Espero que el post te haya ayudado a tener más claro cómo elaborar un plan de comunicación en la empresa.

¿Tienes un plan de comunicación en tu empresa? ¿necesitas ayuda para ponerlo en marcha?, ¿destacarías algún otro aspecto para elaborar tu plan de comunicación?

No dudes en preguntar, sugerir o compartir un comentario.

 

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Apasionada de la comunicación digital, marketing y social media. Soy periodista, webmaster y desde el año 2002 trabajo en temas relacionados con la comunicación, con experiencia en estrategia, planificación y gestión de páginas web y redes sociales.

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